In een tijd waarin ik steeds vaker lees over hoe moeilijk het is om nieuwe vrijwilligers te werven, zijn wij erin geslaagd om vier nieuwe bestuursleden voor onze turn- en dansvereniging te vinden.
Haagse sportvereniging van het jaar!

Onze vereniging werd in 2013 als Haagse sportvereniging van het jaar uitverkozen. Dit bleek helaas geen garantie voor een zorgeloze toekomst. In het afgelopen jaar werd duidelijk hoe kwetsbaar een vrijwilligersorganisatie is wanneer te veel taken op de schouders van te weinig vrijwilligers komen. Het gevolg was overbelaste bestuursleden met veel uitvoerende taken en dan hadden we ook nog te maken met het aangekondigde vertrek van vier bestuursleden.

Gesprekken

Mijn vrouw Joke en ik zijn jarenlang bestuurslid bij onze vereniging geweest en dus bekend met de vele taken en activiteiten. Samen zijn wij vanaf mei persoonlijke gesprekken gaan voeren met ouders van de jeugdige leden. Via de trainers van de selectie- en recreantengroepen zijn wij met deze ouders in contact gekomen.

Echternach processie

Rond de vele gesprekken die wij van april t/m juli bij ons thuis met kandidaat-bestuursleden hebben gevoerd, was er regelmatig sprake van een moeizaam proces, dat zich het best laat vergelijken met de Echternach processie: drie stappen vooruit, twee achteruit. Er waren dus vijf stappen nodig om één stap vooruit te komen. Zo kwam het regelmatig voor dat na een goed en plezierig gesprek, de kandidaat enkele dagen later liet weten “er toch maar van af te zien”.

mijn missie als blogger

Is het versterken van de organisatiekracht en maatschappelijke oriëntatie van sportverenigingen.

Ik wil met bestuurders van sportverenigingen, sportbeleidsmedewerkers en verenigingsondersteuners mijn kennis en ervaring delen over een succesvolle aanpak.

Uiteraard kan je mij benaderen voor het maken van een afspraak om een gesprek te voeren over die aanpak die leidt tot meer vitale sportverenigingen.

Contact opnemen
Het goede nieuws

Wij hebben dus ervaren dat leden en ouders van leden zich niet makkelijk laten overhalen om vrijwilligerstaken op zich te nemen. Daartegenover was er die andere ervaring, het goede nieuws: ouders die belangstelling en betrokkenheid gingen tonen voor de werkzaamheden die binnen de vereniging moeten worden gedaan. Hoe dat ging? Dat is geheim…. (lees de Bonus tip)

Drie vragen

In de gesprekken die wij met ouders van onze jeugdleden voerden legden wij hen de volgende drie vragen voor: 1. Wat is je wens 2. Wat is je bereidheid 3. Welke voorwaarden heb je?
Deze vragen zijn dus met name gericht op wat de nieuwe vrijwilliger zelf wil, om vervolgens gezamenlijk te zoeken naar de bij haar of hem passende taak of functie. Bij (rand-)voorwaarde gaat het vaak om beschikbare tijd. In onze gesprekken zijn wij dus steeds op zoek geweest naar een goede match tussen aanbod (vrijwilligers) en vraag (vereniging).

Wat is je wens?

Om nog even terug te komen op de vraag: Wat is je wens? Met deze vraag informeerde wij naar hun verwachtingen ten aanzien van het functioneren van de vereniging: wat voor trainingen, trainer, sfeer en omgang verwacht jij voor jouw kind? Door de beantwoording van die vraag zagen wij meer dan eens het commitment – de betrokkenheid – ontstaan.

Organisatie: structuur en taakverdeling

Een ander deel van ons succes is toe te schrijven aan een heldere analyse van het functioneren van het bestuur en de vereniging in de afgelopen jaren. Daar zijn wij uiteraard mee begonnen. Uit die analyse werd duidelijk dat het noodzakelijk was om een duidelijke scheiding te maken in ‘BESTUREN’ en ‘UITVOEREN’. Wellicht een zeer voor de hand liggende constatering, echter een situatie die zich bij veel andere sportverenigingen ook voordoet. In de nieuwe organisatiestructuur zijn dan ook nieuwe functies gecreëerd waarmee een betere taakverdeling tot stand werd gebracht.

de 4 tiPs

  1. Ga persoonlijke gesprekken aan met ouders; maak daarvoor een aparte afspraak en neem de tijd; laat de trainers de ouders voordragen (selecteren): zij staan het dichts bij de kinderen en hun ouders.
  2. Zet door, houd vol! 3 stappen vooruit, 2 stappen achteruit is per saldo stap voor stap vooruit!
  3. Stel de drie vragen: Wat is je Wens – Bereidheid – Voorwaarde
  4. Heb vooraf aandacht voor de organisatie, taken en werkwijze: Eerst goed ‘opschonen’
Bonus tip:

Toon in de gesprekken met de ouders jouw enthousiasme; hoe leuk en belangrijk het is om samen bij te dragen aan het verenigingsleven en de ontwikkeling van de kinderen. Het werkt! Wij zijn het nieuwe sportseizoen met een voltallig bestuur met vier nieuwe bestuursleden gestart!

Heb je nog vragen, laat mij dat in jouw reactie hieronder weten.